Dans beaucoup d’usines, le poste d’assistant gestion de production est encore mal compris. On le voit parfois comme un « super opérateur administratif », parfois comme un « mini-ordonnanceur », parfois comme celui ou celle qui « fait les OF dans l’ERP ». Résultat : recrutements ratés, missions floues, frustration pour tout le monde.
Sur le terrain, c’est pourtant un rôle clé : interface entre l’atelier, la supply chain, les achats, la qualité… et le système d’information de l’entreprise. Quand ce poste est bien défini et bien formé, on le voit immédiatement dans les indicateurs : moins de ruptures, moins d’urgences, moins de temps perdu à chercher l’information.
Assistant gestion de production : que fait-il vraiment au quotidien ?
Pour clarifier, repartons de la vie réelle dans un atelier. Un lundi matin, 8h15, réunion de lancement de semaine :
- Le responsable de production parle charge/capacité, retards majeurs, arbitrages.
- Le responsable supply parle commandes clients, priorités commerciales.
- Un chef d’équipe parle d’une panne du vendredi qui n’est pas complètement réglée.
- La qualité signale un lot à isoler.
Qui va transformer tout ça en ordres de fabrication propres, en dates réalistes dans l’ERP, en étiquettes de production, en listes à jour pour les chefs d’équipe ? Souvent : l’assistant gestion de production.
Concrètement, ses missions tournent autour de quelques blocs très concrets.
Les missions clés dans une usine moderne
1. Préparer et mettre à jour les ordres de fabrication (OF)
- Création et lancement des OF dans l’ERP ou le logiciel de GPAO.
- Vérification des données : quantités, gammes, nomenclatures, dates, centres de charge.
- Impression ou diffusion des documents utiles à l’atelier (fiches suiveuses, étiquettes, listes de prélèvements).
Ici, un bon assistant repère les incohérences avant l’atelier : gamme manquante, composant obsolète, temps de cycle délirant… et fait corriger. C’est du temps gagné pour tout le monde.
2. Suivre l’avancement de la production
- Collecte des informations de retour d’atelier (quantités produites, rebuts, temps passés).
- Validation ou contrôle des pointages dans l’ERP.
- Mise à jour des statuts des OF (en attente, en cours, terminé, en retard…).
- Préparation de tableaux de suivi pour les chefs d’équipe ou le responsable de production.
Dans les usines modernes, une partie de ces infos remonte automatiquement via terminaux, MES, codes-barres. Mais dans la pratique, il y a toujours un besoin de consolidation, de contrôle, de relance. C’est là que l’assistant fait la différence entre un système « théorique » et une vision fiable du terrain.
3. Gérer les priorités et les urgences
- Adapter les lancements suivant les messages du service commercial ou de la supply.
- Signaler les manques composants critiques aux achats ou au magasin.
- Alerter sur les risques de retard client, et proposer des scénarios réalistes.
- Mettre à jour et diffuser les listes de priorités (par ligne, par équipe, par jour).
C’est souvent l’assistant qui voit en premier le « mur » arriver : planning intenable, trop d’OF lancés, stocks qui fondent, changement de série coûteux. S’il a la légitimité et les bons réflexes, il peut éviter une bonne partie des urgences du vendredi soir.
4. Support aux équipes d’atelier
- Aider à retrouver les bonnes versions de plans, procédures, gammes.
- Répondre aux questions sur les références, substitutions possibles, statuts des lots.
- Centraliser certains problèmes récurrents (gammes fausses, nomenclatures incomplètes) pour remonter l’information aux méthodes.
À retenir : un bon assistant gestion de production n’est pas « derrière son écran à faire des clics » : il comprend l’atelier, il va voir les lignes, il parle avec les opérateurs, les chefs, et il sait traduire les problèmes concrets en données fiables dans le système.
Profil et compétences : de quoi a-t-on vraiment besoin ?
On cherche souvent un mouton à cinq pattes : très à l’aise en informatique, connaissant l’ERP par cœur, maîtrisant les flux logistiques, comprenant les procédés de fabrication, sachant lire un plan, et en plus diplomate. En pratique, il faut surtout être clair sur les priorités.
Compétences indispensables
- Maîtrise des outils informatiques : ERP/GPAO, Excel (VLOOKUP / RECHERCHEV, filtres, tableaux croisés dynamiques), outils de suivi (Power BI ou équivalents, si l’usine en a).
- Rigueur et fiabilité des données : l’assistant est souvent gardien de la « vérité » planning et prod. Une erreur de colonne ou de date peut coûter cher.
- Compréhension des flux industriels : différence entre fabrication à la commande / sur stock, MTS/MTO/ETO, goulots, changements de série, contraintes qualité.
- Communication terrain : être capable d’expliquer un arbitrage planning à un chef d’équipe comme à un commercial, sans jargon inutile.
Compétences très utiles (mais formables)
- Notions de Lean (flux tirés, kanban, SMED, 5S) pour comprendre pourquoi certains choix de lancement sont absurdes.
- Notions de supply chain (stocks de sécurité, couverture, MOQ, lead-time fournisseur).
- Culture qualité (traçabilité, lots, statuts quarantaine/bloqué/libéré).
Erreurs fréquentes de recrutement
- Recruter uniquement sur la base de l’expérience « assistanat administratif » sans vérifier l’appétence pour la production.
- Sélectionner un profil très technique mais réfractaire à l’informatique et aux tâches répétitives.
- Négliger les tests concrets (mise en situation sur Excel ou sur un mini planning).
À retenir : si vous devez choisir entre un profil très à l’aise avec les systèmes et les chiffres, prêt à apprendre l’industrie, et un profil très « terrain » mais allergique à l’ERP… pour un poste d’assistant gestion de production, le premier est généralement plus évolutif.
Quelle formation pour devenir assistant gestion de production ?
Sur le terrain, on voit trois grandes familles de profils :
- Jeunes diplômés : BTS/DUT/BUT (gestion de production, logistique, QLIO, GIM…), licences pro en organisation industrielle ou supply chain.
- Profils administratifs évolutifs : assistant commercial ou ADV, assistant logistique, qui souhaitent se rapprocher de la production.
- Profils internes issus de l’atelier : opérateur expérimenté, chef d’équipe voulant passer sur un poste plus « data » et moins physique.
Formations initiales typiques
- BTS / BUT / Licence pro en :
- Gestion de la production industrielle
- Logistique et transport
- Organisation et gestion de production (ou QLIO)
- Management opérationnel de la production
- Titres professionnels orientés supply chain ou gestion industrielle.
Dans ces cursus, les briques utiles sont : MRP, ordonnancement, calcul de besoins, indicateurs de production, bases Excel avancées, gestion des stocks.
Formations continues et montées en compétence
Pour un assistant déjà en poste ou issu d’un autre service, les formations les plus rentables sont souvent :
- Prise en main avancée de l’ERP (modules production, stocks, achats).
- Excel appliqué à la production (nettoyage de données, tableaux de bord simples).
- Formation courte en flux tirés, gestion des goulots, règles de priorité.
- Initiation à la data qualité (fiabilité des temps standards, codification, traçabilité).
Idée simple mais efficace : mettre en place un binômage de 3 à 6 mois avec un plan de compétences formalisé :
- 1re étape : compréhension des produits, gammes, flux.
- 2e étape : maîtrise de l’ERP et des principaux écrans utilisés par la production.
- 3e étape : prise en charge progressive d’un périmètre (une ligne, un secteur, puis l’ensemble).
Point de vigilance : on sous-estime souvent le temps nécessaire pour être vraiment opérationnel. Entre la logique du système et la réalité de l’atelier, il faut compter 6 à 12 mois avant d’avoir un assistant gestion de production pleinement efficace sur un site industriel un peu complexe.
Comment intégrer et outiller efficacement ce poste ?
Dans beaucoup de PME, on pose l’assistant devant l’ERP avec un classeur de procédures plus ou moins à jour, et on espère que ça « va venir ». C’est la meilleure façon de fabriquer des erreurs de paramétrage, des OF fantômes et des plannings impossibles.
Quelques bonnes pratiques d’intégration
- Faire un tour complet de l’usine : lignes, flux, zones de stockage, contrôle qualité, expédition. Le but : visualiser la réalité derrière les écrans.
- Cartographier les flux d’information : qui donne quoi, à qui, quand, et via quel support (mail, Excel, ERP, papier…).
- Clarifier les responsabilités :
- Qui lance les OF ?
- Qui peut modifier les dates ?
- Qui valide les fins d’OF ?
- Qui arbitre en cas de conflit entre deux urgences ?
- Donner accès aux bons indicateurs : reliquats de commandes, retard OF, taux de service, niveaux de stocks critiques.
Outils indispensables (même avec un ERP moderne) :
- Une check-list quotidienne de contrôle (OF en retard, OF sans composants, OF en cours depuis plus de X jours…).
- Un fichier de travail simplifié (Excel ou autre) qui synthétise les priorités par ligne/poste, à jour.
- Un espace de partage (SharePoint, Teams, drive, peu importe) contenant les dernières versions de plans, gammes, instructions, accessibles à la production.
À retenir : l’assistant gestion de production ne doit pas passer ses journées à réparer les erreurs d’organisation. Donnez-lui des outils simples, des règles claires, et la capacité de remonter les dysfonctionnements, plutôt que de tout « absorber » silencieusement.
Bonnes pratiques opérationnelles pour un assistant gestion de production
Voici quelques pratiques observées chez des assistants très performants, dans différents sites :
- Blocage de temps quotidien pour les tâches récurrentes :
- 30 min le matin pour vérifier les OF à lancer et les manques composants.
- 30 min en milieu de journée pour mettre à jour les avancements critiques.
- 30 min en fin de journée pour préparer les priorités du lendemain.
- Standardisation des échanges :
- Format unique pour les demandes d’urgences commerciales (avec date client, quantité, référence, justification).
- Canal unique pour les demandes de modification d’OF (mail dédié, canal Teams, etc.).
- Vision claire des goulots :
- Identifier 1 ou 2 ressources qui limitent vraiment le flux.
- Organiser les priorités autour de ces ressources (et pas de manière uniforme partout).
- Nettoyage régulier des données :
- OF ouverts depuis des semaines sans mouvement.
- Stocks négatifs ou aberrants signalés mensuellement.
- Temps standards manifestement faux remontés aux méthodes.
- Participation active aux rituels terrain :
- Top 5 ou 10 minutes au pied de ligne pour entendre les vrais problèmes.
- Réunions hebdo planning avec supply/commercial pour arbitrer sereinement.
Erreur fréquente : considérer l’assistant comme « celui qui fait tourner l’ERP » et le laisser hors des décisions de priorisation. Résultat : décalage entre ce qui se dit en réunion et ce qui se retrouve dans le système. À terme, plus personne ne croit aux données.
Impact concret sur la performance industrielle
Que se passe-t-il lorsqu’on professionnalise réellement ce poste ? Sur plusieurs sites où j’ai pu observer une montée en compétence d’assistants gestion de production, on retrouve souvent les mêmes effets :
- Réduction des urgences subies : les urgences ne disparaissent pas, mais on passe de « panique générale » à « arbitrages assumés ».
- Meilleure fiabilité des promesses clients : une date donnée par le service commercial est davantage tenue, car basée sur une vision réaliste de la charge.
- Moins d’arrêts liés aux manques : en repérant plus tôt les besoins critiques, l’assistant donne de l’air aux achats et au magasin.
- Amélioration de la traçabilité : OF terminés au bon moment, bons retours d’atelier, cohérence stocks physiques / informatiques.
- Gain de temps pour les responsables : le responsable de production passe moins de temps à faire de l’« Excel de survie » et plus de temps sur l’animation des équipes et l’amélioration continue.
À retenir : pour un coût salarial souvent modéré, un assistant gestion de production bien utilisé peut facilement faire gagner plusieurs points de taux de service et réduire fortement les gaspillages liés aux désorganisations.
Quelques pistes pour faire évoluer le poste
Dans les usines modernes, ce poste peut être une vraie rampe de lancement vers des fonctions plus larges :
- Planificateur / ordonnanceur : prise en charge du calcul de charge, de la séquence des OF, des arbitrages plus complexes.
- Coordinateur supply chain : intégration plus forte avec les achats, la logistique, le commerce.
- Assistant méthodes / industrialisation : participation à l’amélioration des gammes, des temps, de la structure de données.
- Responsable d’îlot ou de secteur : pour ceux venant de l’atelier, avec un bon sens organisationnel.
Pour que cette évolution soit possible, il est utile de :
- Donner une visibilité claire sur les compétences à acquérir (planning, animation, analyse de données…).
- Inclure l’assistant dans certains projets transverses : mise en place d’un nouvel ERP, d’un MES, d’un flux tiré, d’un chantier SMED.
- Lui confier progressivement de la responsabilité sur un périmètre (une famille de produits, une ligne critique).
Dans un contexte où beaucoup d’usines peinent à recruter des planificateurs, ordonnanceurs ou responsables de flux, investir dans la montée en compétence d’un bon assistant gestion de production est souvent la solution la plus rationnelle… et la plus rapide.
En résumé : l’assistant gestion de production est un maillon encore sous-estimé dans beaucoup d’organisations industrielles. Définir clairement son rôle, recruter avec discernement, le former sérieusement à la fois aux systèmes et au terrain, et lui donner des outils simples mais robustes, permet de transformer un poste « administratif » en véritable levier de performance industrielle.
Et si, lors de votre prochaine réunion de lancement de semaine, vous vous demandez « qui va réellement transformer tout ça en planning tenable et en OF propres ? », c’est sans doute que le rôle de votre assistant gestion de production mérite d’être clarifié… et valorisé.